Start up: comment choisir ses locaux pour démarrer?

Quand on est entrepreneur, choisir les premiers locaux de sa start-up peut être un vrai casse-tête. C’est un budget conséquent et une décision délicate, car elle doit aller de pair avec les projets de croissance de l’entreprise. Si vos projections sont fiables, vous serez amené à beaucoup bouger au début. Vos activités vont grandir et le nombre de vos collaborateurs aussi. Vos besoins vont progressivement évoluer et votre expérience va progressivement vous aider à faire les bons choix. Pour gagner du temps, nous vous partageons de précieux conseils pour bien choisir vos locaux au lancement de votre start-up.

Lancer sa start-up: les alternatives à la location

Se lancer sans risque: le Home office

Le Home office est souvent la solution privilégiée par les start-ups au démarrage de leur activité. Économie d’un loyer, pas de temps perdu dans les transports, équipe réduite: les conditions sont réunies pour avantager le fait de travailler chez soi.

Si vous êtes plusieurs collaborateurs, chacun peut disposer de son bureau à la maison, pour vous réunir de manière ponctuelle. C’est une souplesse propre aux jeunes start-ups, mais qui tend de plus en plus à se démocratiser aux plus grandes entreprises.

Contrairement aux idées reçues, le travail nomade peut être synonyme de productivité. Moins dérangé par l’open space, pas de pauses café interminables, ni d’embouteillages le matin… Les avantages du home office sont nombreux.

De plus, louer des bureaux à ce stade peut être un pari risqué. Selon la phase de développement de votre start-up, il se peut que vous n’ayez pas engrangé de chiffre d’affaires. La levée de fonds n’est peut-être pas encore une question d’actualité et votre budget est de fait limité. Pour l’instant, vous pouvez développer votre entreprise grâce à votre apport personnel et la « love money » de vos proches. Trouver des bureaux viendra avec le temps si les résultats sont à la hauteur de vos ambitions.

Faire grandir son activité: les espaces de co-working

Travailler depuis son domicile n’est toutefois pas toujours concevable: manque de place, difficulté à séparer vie professionnelle et vie personnelle… Quelles que soient vos motivations, vous pouvez envisager de louer un espace de coworking. C’est une solution appréciée des start-ups, car elle permet de créer rapidement des synergies avec d’autres porteurs de projets. L’aventure entrepreneuriale est exigeante, donc être entouré ne peut qu’être bénéfique. Cela vous permet de profiter d’une atmosphère motivante, où la mutualisation des ressources est de mise.

Les espaces de co-working mettent à votre disposition des équipements, des salles de réunion et des locaux modernes et spacieux pour travailler. C’est une solution flexible, car vous pouvez résilier votre abonnement à tout moment. C’est un réel avantage si vous votre start-up est encore dans une phase « early stage ». Vous avez ainsi le confort d’un bureau sans en assumer les frais inhérents, si ce n’est votre abonnement.

Le coût d’un espace de coworking varie selon son emplacement, ses équipements et vos besoins. En général, ces structures proposent des services annexes, comme la domiciliation de votre startup ou l’accès à un bureau privé.

Les pépinières d’entreprises

Les pépinières d’entreprises sont des structures dédiées aux entreprises nouvelles pour faciliter leur lancement ou leur développement. À la différence d’un incubateur, elles ne sont pas spécifiquement dédiées aux très jeunes sociétés ou aux start-ups.

Une pépinière met non seulement à disposition son local, mais aussi des équipements adaptés. Cela lève un bon nombre d’obstacles auxquels vous pouvez être confronté en tant qu’entrepreneur. Contrairement aux espaces de co-working, intégrer une pépinière requiert de soumettre un dossier de candidature. Celui-ci sera étudié, puis accepté ou refusé. La demande est conséquente, et le nombre de places réduit.

Les incubateurs de startups

Les incubateurs fonctionnent sur le même procédé que les pépinières, sauf qu’ils sont spécifiquement dédiés aux entreprises tout juste lancées, voire en cours de création. Cela concerne donc les start-ups « early stage« . Les incubateurs sont des espaces où les entrepreneurs peuvent venir travailler, tout en bénéficiant d’un écosystème dédié.

Les programmes qu’ils proposent se déroulent, en général, entre six et douze mois. C’est le temps moyen nécessaire pour passer de la phase d’amorçage à la commercialisation effective. Durant cette période, les porteurs de projets sont coachés et peuvent bénéficier d’un réseau d’entrepreneurs aguerris. C’est donc un environnement particulièrement stimulant, si ce n’est optimal, pour lancer sa start up en Suisse.

Néanmoins, les places sont limitées. Pour intégrer un incubateur, vous devez soumettre un dossier, comprenant votre business plan, et le présenter oralement à un jury. Votre pitch doit être convaincant, car, comme pour les pépinières, les candidats sont nombreux et les places restreintes.

La sous-location: une alternative avantageuse

Le Code des obligations suisse autorise la sous-location, y compris dans le cadre d’un bail commercial, et c’est un avantage. La tendance est en effet au partage de bureaux.

Les entreprises qui disposent de locaux non occupés au sein de leur structure peuvent les proposer à la sous-location. C’est une solution flexible, puisque les contrats peuvent s’étendre entre six et vingt-quatre mois. Si vous avez des perspectives de croissance rapide, cela vous permet de privilégier un contrat à court ou moyen terme. Par ailleurs, les prix restent attractifs, puisque le locataire ne peut augmenter de plus de 20% le prix du loyer. Sinon, cela est considéré comme abusif d’un point de vue juridique.

En Suisse, le droit du bail autorise la sous-location, y compris pour les professionnels, mais encadre strictement sa pratique. Il est donc obligatoire de rédiger un contrat de sous-location, qui s’établit entre le locataire principal du bien et l’entreprise sous-locataire. Cette dernière n’est pas directement en relation avec le bailleur, qui doit toutefois consentir par écrit à la sous-location.

Louer ses bureaux: les critères indispensables à évaluer

L’évolution de votre start up suisse vous permet de louer des bureaux? Une nouvelle aventure commence. Pour faire votre choix, trois critères sont à prendre en compte: leur emplacement, leur superficie et la flexibilité du bail.

L’emplacement

Lorsque vous lancez votre start-up, l’emplacement de vos futurs bureaux est l’un des principaux critères à évaluer. Être trop éloigné des zones résidentielles ou des transports en commun peut être contraignant pour vos collaborateurs. Pour maintenir votre taux d’attractivité, leur bien-être doit faire partie de vos priorités.

Un mauvais emplacement peut aussi s’avérer coûteux si votre activité requiert que vous vous déplaciez régulièrement. Vous devez être au plus proche de vos clients et de vos partenaires commerciaux. Si des start-ups de votre domaine d’activité sont déjà réunies à un endroit, en faire de même affirme votre légitimité.

La superficie

Vous définir comme start-up sous-entend que vous êtes amené à grandir. Vos bureaux vont donc devoir évoluer avec vous. Choisir un bureau trop petit pour économiser sur le loyer serait une erreur. Il en va de même si vous êtes trop ambitieux et louer des bureaux trop spacieux, et donc trop coûteux.

Changer de bureaux fréquemment n’est pas non plus sans conséquence. Les déménagements, les démarches administratives ou encore les travaux représentent un budget conséquent pour une jeune entreprise comme la vôtre. Vous devez rigoureusement évaluer vos besoins à court et moyen termes, ainsi que l’évolution potentielle du nombre de vos collaborateurs. Vos locaux doivent s’adapter à l’augmentation de vos effectifs, proportionnelle au développement de vos activités.

La flexibilité du bail

Au moment de louer vos bureaux, vous devez être attentif à la qualité de l’espace, son emplacement et son potentiel d’évolution. Vous devez être tout aussi vigilant aux conditions du bail commercial que vous vous apprêtez à signer. Même si vous pensez avoir défini avec justesse vos besoins, vous pouvez être confronté à un tout autre scénario, pessimiste comme optimiste. Par exemple, si, au bout d’un an, vos résultats dépassent vos prévisions, changer de bureaux s’avérera nécessaire. Or si vous êtes lié pendant cinq ans à votre bailleur, cela deviendrait un frein à votre croissance. Porter attention aux conditions du bail est donc primordial, surtout s’il s’agit de votre première location de bureaux.

La garantie de loyer pour un bail commercial

Louer vos bureaux vous demande de budgéter votre loyer mensuel, mais qu’avez-vous prévu pour la garantie de loyer? Pour un bail à loyer à usage d’habitation, elle s’élève à trois mois de loyers maximums. En revanche, la loi suisse n’impose pas de limite pour les baux commerciaux. Par conséquent, si vous avez trouvé les locaux idéaux pour votre start-up, vous devrez prévoir la somme adéquate, et sûrement conséquente, pour la garantie.

En tant que start-up, immobiliser votre argent sur un compte bancaire n’est pas avantageux. Les liquidités sont précieuses lorsque l’on veut développer son activité. C’est pourquoi il est plus judicieux de recourir à une société de cautionnement, qui peut se porter garant pour vous. Elle avance la caution à votre bailleur, et en contrepartie vous lui reversez une prime annuelle, facile à inclure dans votre budget. Si vous prévoyez de changer de bureaux au cours de vos premières années d’activité, c’est la solution la plus économique et la plus flexible.